Тактический подход в проведении переговоров позволяет предпринимателям достигать мгновенных результатов в сотрудничестве с компаниями, оказывающими услуги в ИТ-секторе. Тщательная подготовка к согласованиям по контракту открывает путь к дополнительным возможностям в коммерческом взаимодействии.
Подробности и секреты стратегии успешного соглашения в ИТ-аутсорсинге раскрыл Вольфганг Бенкель (Wolfgang Benkel), главный аналитик консалтингового агентства управления удалёнными услугами.
Стратегия переговорного процесса при заключении контракта с ИТ-аутсорсинговой компанией
- Определите и выпишите цели, которые вы преследуете до начала поиска исполнителя.
- Сделайте из них запрос на услуги в виде документа («Request for Proposals» или RFP, В. Бенкель).
- Рассчитайте ресурсы для вложения в запуск внештатного блока ИТ-специалистов.
- Выстраивайте отношения с представителями ИТ-аутсорсинговой компании в несколько этапов.
- Начинайте переговоры с обсуждения возможных услуг по запросу в составленном документе RFP.
- Придите к соглашению по всем пунктам контракта до момента его подписания.
Помните, что новые переговоры потребуют времени и усилий, а изменения в контракте — дополнительных ресурсов.
Главное предусмотреть проблемные моменты до подписания контракта
Задайте исполнителю как можно больше вопросов, составьте сценарий на экстренные случаи и уточните все детали по пунктам насколько это возможно. Если ваши отношения с компанией на ИТ-аутсорсинге вошли в рабочий режим, то любые перемены после начала действия условий контракта дорого обойдутся обеим сторонам.
Не всегда получается вести переговоры, предсказав проблемы до момента подписания соглашения. Однако большинство из них должны просчитываться наперёд, чтобы избежать потерь в будущем. Особенно это касается цен на услуги и проектные работы, стоимость дополнительных трат в зависимости от обстоятельств, возможность устранения проблем силами подрядчика. Иначе такие вопросы останутся открытыми после начала работы.
Как составить RFP-документ (запрос на услуги) и правильно понимать его?
Самые успешные сделки по опыту Вольфанга Бенкеля заключались, когда клиент ИТ-аутсорсинговой компании предоставлял подробный RFP-запрос.
Схема идеального RFP-запроса для составления контракта с ИТ-исполнителем
- Ознакомительная сводка о предпринимателе и его бизнесе.
- Подробности о проблемах предприятия, испытываемых в сфере технологий и поставленные цели.
- Каким образом заказчик желает достичь целей и что именно из аутсорсинговых услуг ему требуется.
- Ориентировочная информация о желаемой стоимости с учётом ресурсов.
- Техническое описание дополнительных требований или ограничений в работе.
- Составление предварительной версии будущего договора или наиболее важные его условия.
Зачем устраивать деловой фарс, когда можно всё решить по телефону?
Наше общество привыкло искать быстрые решения и экономить время. Но предварительная подготовка к переговорам подарила тысячам предпринимателям во всём мире быструю реализацию планов по контрактам и уменьшила затраты на ИТ-аутсорсинг за счёт заблаговременного согласования востребованных услуг. Прописанные в контракте критические сценарии сэкономили предприятиям непредвиденные расходы.
Очень часто клиент имеет цели, которые противоречат возможностям ИТ-компании. И вопрос достижения желаемого результата зависит от приоритетов переговорной команды. Например, практически всегда заказчик настаивает на более высоких обязанностях поставщика ИТ-услуг и большей ответственности за их качество. Это увеличивает риски. Они могут привести сотрудничество к катастрофе, как у корпорации British Airways в мае 2017-го года.
Вольфганг Бенкель предлагает решить эту проблему с помощью переговоров и предварительной подготовки к ним. Когда клиент понимает основные возможности и условия работы с ИТ-аутсорсингом, то компромиссы находятся сами собой. В свою очередь поставщик услуг наилучшим образом осваивает требования заказчика, располагая знаниями о его ресурсах и целях. ИТ-компании прекрасно осознают, что их клиент ищет способ сэкономить, когда обращается к аутсорсу.
