Трудные времена: удалёнка в 10 советах для компаний

С продолжающимся распространением COVID-19 по всему миру наша компания ZEL-Услуги решительно и практически без выходных проводит для заказчиков в Москве организацию удалённой работы сотрудников.

Процесс осложняется тем, что желающих это сделать много, а техническая возможность изначально была далеко не у всех.

Самостоятельно справиться с задачей могут единичные компании с мощным ИТ-отделом. Без экспертной помощи бизнес зачастую сталкивается с проблемами, когда не получается построить процесс грамотно и безопасно. Мы хотели бы поделиться опытом с теми, кто встаёт на этот путь без поддержки извне — возможно эти 10 советов помогут обратить внимание на упущения, ведь мы уже через это прошли ещё 13 лет назад.

1. Общий план действий

   Проведите совещание. Ознакомьте все руководящие звенья с планом обеспечения непрерывности бизнеса. Главное — избежать простоев. Для этого и нужен мозговой штурм, по результатам которого будут внесены необходимые обновления в бизнес-процессы.

2. Оценка способностей сотрудников

   Оцените ваш кадровый состав на способность не перед глазами маячить на рабочем месте, а реально удалённо работать и давать результат. Определите задачи, что невозможно сделать вне офиса. Постарайтесь ставить задачи, которые большинство выполняет из дома, а отдельные несколько сотрудников «на подхвате оффлайн».

3. Проверьте технические возможности

   Попросите всех ваших сотрудников проверить свои возможности удалённого подключения прямо сейчас. В идеальной ситуации у них должна быть возможность выходить в интернет из дома, запускать лицензионный софт и так далее.

4. Проведите мозговой штурм среди персонала

   Важны решения и руководства, и всей команды. Поговорите с вашими сотрудниками сейчас, чтобы убедиться в верности планируемых изменений. Они могут заметить то, что пропустила управленческая команда.

5. Убедитесь в надёжности связи

   Список контактов вашей компании — все номера мобильных и домашних телефонов — должен быть актуален и доступен для всей команды. Уточните, какие номера могут быть предоставлены клиентам, а какие только для внутреннего использования.

6. Лицензированный софт

   Здесь комментарии излишни. Просто напомним, чем плохо использование пиратского программного обеспечения.

7. Примите правила для текущего положения ЧС

   Да, в Москве не введено положение о чрезвычайной ситуации. Но повышенная готовность — это пример условий, когда компании требуется принятие текущих внутренних правил. В случае с COVID-19 это предложение «толкаться локтями» вместо рукопожатий или лайфхаки с правилами гигиены вроде дезинфекции рук санитайзерами, купленными за счёт компании, например.

8. Закупка ноутбуков/смартфонов

   Если вы планировали обновление ИТ-инфраструктуры, то пришло время задуматься об индивидуальных рабочих станциях и устройствах вроде ноутбуков, корпоративных смартфонов для удалённого взаимодействия. Подготовка к ЧС — лучшее время подумать о техническом оснащении своих лучших сотрудников, которые могут продолжить работать из дома в случаях вроде коронавирусной инфекции.

9. Отслеживайте ситуацию с поставками

   С нарушением поставок из Китая, мы можем начать испытывать дефицит технологических товаров. Если вы планируете какие-либо важные закупки технологий в 2020-м году, рассмотрите возможность их ускорения. И впредь всегда следите за тенденциями в ИТ-сфере — она крайне чувствительна к рыночным потрясениям.

10. Защищайте свою компанию от цифровых угроз

    Фишинговые коронавирусные уловки делают сейчас миллионы на жертвах в малом и среднем бизнесе, где защита данных недостаточная. Напомните своим сотрудникам, чтобы они были особенно осторожны при нажатии на ссылки или открытии вложений в электронных письмах о коронавирусе.