Предприниматели и руководители офисов в начале каждого нового года заботятся о финансовом благополучии своего бизнеса и стремятся обеспечить обязательства сразу после завершения праздничных каникул. И в неизбежной деловой суете забываются некоторые технические правила по управлению ИТ-оборудованием, которое без должного внимания может принести неприятности и головные боли в будущем.
Пусть этот контрольный список будет вашим гидом по настройке и обслуживанию компьютеров своими силами.
☛ Заставьте сотрудников убраться на рабочих местах.
Чистота — залог отсутствия неожиданных сбоев. Частицы пыли блокируют работу систем охлаждения у компьютерного оборудования и прочей офисной техники. В ваших силах позаботиться о защите от попадания прямых солнечных лучей на электронику и ликвидации преград напротив воздухозаборников у системных блоков, сканеров, принтеров.
Что можно сделать для поддержания компьютеров в чистоте?
- Закупите антистатические и спиртовые салфетки для сотрудников, которыми они смогут прибираться.
- Убедитесь, что на мониторах отсутствует пыль, а на экране нет жирных разводов.
- Удалите грязь со всех мышек, клавиатур, с поверхностей системных блоков и периферийной техники.
- В пыльных помещениях или если ваша команда наслаждается кофе за компьютером, то целесообразно использовать моющиеся клавиатуры.
- Значительно ускорить процесс уборки пыли поможет устройство обдува сжатым воздухом.
☛ Монтаж компьютерных проводов и удлинителей
Если вы ранее не уделяли должного внимания проводке и состоянию кабелей компьютеров, то сейчас удачное время заняться этим вопросом.
Как быстро улучшить ситуацию с проводами в офисе?
- Распутайте кабели и распределите их на межблочные (от компьютера к периферийным устройствам), сетевые (от роутера к системным блокам и принтерам) и электрические (блоки питания, удлинители и так далее).
- Оберните получившиеся пучки скотчем и лучше цветным, чтобы в случае поломки оборудования можно было быстро разобраться в килограммах проводов.
- Эта простая реорганизация поможет уменьшить шум систем охлаждения и снять риск перегрева компьютерного оборудования после освобождения вентиляционных отверстий.
Работа с проводкой и компьютерными кабелями требует ответственности за работоспособность ИТ-оборудования — вы можете без рисков поручить эту работу опытным специалистам ZEL-Услуги.
☛ Ревизия и обновление офисных устройств
Поручите своей компании создать перечень используемого ИТ-оборудования: компьютеров, оргтехники, периферийных устройств, систем безопасности, комплектов автоматизации. Сделайте таблицу с обозначением сроков их обслуживания и замены.
Какая выгода от ревизии?
Так легче соблюдать жизненные циклы офисной электроники, лучше планируются издержки на закупках. Например, вы сэкономите в периоды скидок и выгодных предложений, а не когда замена «горит» из-за сбоя. А также сможете избежать дублирования покупок уже имеющегося или более ненужного ИТ-оборудования, если предприятие немаленькое.
☛ Техническое обслуживание оргтехники
Содержание принтеров и сканеров, плоттеров и 3D-принтеров (на многих предприятиях закуплены десятки подобных устройств) требует особого внимания к чистоте и отслеживания износа отдельных элементов. Во избежание поломок и непредвиденных затрат пусть в вашей фирме будет человек, который следит за офисной оргтехникой.
Какие обязанности у того, кто будет следить за оргтехникой?
Сотрудник должен вовремя реагировать на сбои, включать в список инвентаризации новые картриджи или их заправку, покупку печатающих головок и прочих запчастей. Также в его обязанности войдет обновление программного обеспечения и драйверов для периферийной техники.
Тщательное обслуживание оргтехники снижает риск сбоев и помогает бизнесу экономить — вы можете не нанимать людей в штат, а поручить эту заботу специализированной ИТ-компании на аутсорсе.
☛ Проведите технический ликбез по работе с офисной техникой
Вашим сотрудникам полезно знать обо всех нюансах в обращении с офисными компьютерами и иной электроникой. За 2017-й год произошло немало обновлений программного обеспечения, наверняка вы приобрели новое ИТ-оборудование. И сейчас лучшее время для создания технического руководства, с которым исполнители смогут гарантировать эффективную работу.
Зачем нужен технический ликбез?
- Избавит ваших сотрудников от лишних вопросов (по аналогии c классическими «FAQ/ЧАВО»).
- Снизит риск затрат на ненужные ремонты из-за случайных ошибок.
- Позволит вам лучше контролировать техническую часть офиса на многие месяцы вперёд.
- Чёткие инструкции по правильному использованию, замене и хранению вашего ИТ-оборудования увеличат его надёжность на годы.
Это руководство включает общие принципы по обслуживанию компьютеров и офисной техники. Больше рекомендаций и готовые решения вы сможете получить здесь.
